POLÍTICAS PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA EMBAJADA DEL PERÚ EN COLOMBIA
CAPÍTULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo
1. Legislación aplicable. Estas Políticas incorporan los mandatos
contenidos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la
Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.
Artículo
2. Ámbito de aplicación. Estas Políticas se aplican al Tratamiento
de los Datos Personales de los cuales la Embajada del Perú en Colombia (la “Embajada”), o quien éste designe, sea Responsable
y/o Encargado en los términos de la ley. La Embajada está localizada en la Calle
80ª N° 50-6 y teléfono: (57-1) 746-2360.
Artículo
3. Definiciones. Las siguientes definiciones se deberán tener en cuenta
para la interpretación de estas Políticas y se usarán indistintamente en
singular o plural sin que por ello se altere su significado.
a) Embajada. Es la Embajada del Perú en Colombia identificada con el N.I.T.
800.090.941-2, quien para los efectos de las Políticas actúa como Responsable
y/o Encargada del Tratamiento de Datos Personales de las Bases de Datos según
corresponda.
b) Autorización. Consentimiento
previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
los Datos Personales.
c) Base de Datos Personales. Conjunto
organizado de los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de la Embajada, o quien ésta designe, en
su condición de Responsable y/o Encargada de los Datos Personales.
d) Dato Personal. Cualquier información
vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas
o determinables.
e) Dato Público. Es el dato calificado como tal según la ley o la
Constitución Política de Colombia. Algunos ejemplos son el estado civil de las
personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o de servidor
público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza,
los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos de Menores y Adolescentes. Son los Datos Personales cuyos
Titulares son menores de edad, entiendo por ello los sujetos con edad inferior
a los 18 años, cuyo Tratamiento deberá asegurar la prevalencia de sus derechos
fundamentales. Esta tipología de datos incluye aquellos que pertenecen a los
infantes los cuales tendrán un tratamiento especial por pertenecer a una
población con derechos prevalentes.
g) Datos Sensibles. Son los que pueden afectar la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento o Encargado. Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
i) Políticas. Son las Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de
Datos Personales adoptado por la Embajada.
j) Responsable del Tratamiento o Responsable. Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
k) Titular. Persona natural cuyos
Datos Personales son objeto de Tratamiento.
l) Transferencia. La Transferencia de Datos Personales es el envío de Datos
Personales de parte del Responsable y/o Encargado a un tercero que se encuentra
fuera o dentro del país y que a su vez será tratado como el Responsable del
Tratamiento.
m) Transmisión. Tratamiento de Datos Personales que hace el Encargado
por cuenta del Responsable, y que implica una comunicación o envío de los Datos
Personales dentro o fuera del territorio colombiano.
n) Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de
operaciones que recae sobre los Datos Personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión de los Datos Personales.
Artículo
4. Objeto. La elaboración y publicación de las presentes Políticas da
cumplimiento a lo dispuesto en el literal k del artículo 17 y el literal f del
artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y tiene la finalidad de regular los
procedimientos de recolección, manejo, y en general, para el Tratamiento de los
Datos Personales que realiza la Embajada, o quien éste designe, con el fin de garantizar y
proteger los derechos de los Titulares.
Artículo
5. Principios. Los siguientes principios constituyen el marco general de
cumplimiento de las disposiciones consagradas en las presentes Políticas:
a) Principio de finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser
informada al Titular.
b) Principio de libertad. El Tratamiento
sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad. La información
sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia. En el
Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le
conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento
se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales
y de la ley aplicable.
f) Principio de seguridad. La información
sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad. Todas las
personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma.
h) Protección de Datos Sensibles. Ni la Embajada ni a quien éste designe como
Responsable o Encargado del Tratamiento recolectarán ni tratarán Datos
Sensibles sin la autorización expresa del Titular.
i) Protección de Datos de Menores de Edad. En las presentes Políticas se tendrán
en cuenta los derechos prevalentes en cabeza de los menores de edad, brindando
especial protección a sus derechos fundamentales de acuerdo con la Constitución
Política de Colombia, en caso de que la Embajada realice el Tratamiento de este
tipo de información.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Artículo
6. Derechos de los Titulares. Los Titulares de los Datos Personales
contenidos en las Bases de Datos Personales de la Embajada tienen los siguientes derechos, los
cuales no limitan aquellos que se encuentran consagrados en la Constitución
Política de Colombia y en la ley:
6.1. Derecho de acceso. El Titular tiene derecho a obtener la
información respecto de los Datos Personales que le pertenecen, conocer la
finalidad con la cual se realiza el Tratamiento, la ubicación de las Bases de
Datos que guardan sus Datos Personales y las comunicaciones y/o cesiones y/o
envíos que se han realizado respecto de ellos.
6.2. Derecho de actualización. El Titular puede actualizar sus Datos
Personales cuando éstos han experimentado alguna variación.
6.3. Derecho de rectificación. El Titular puede modificar sus Datos
Personales cuando resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
6.4. Derecho de cancelación. El Titular puede suprimir sus Datos
Personales cuando sean excesivos o no pertinentes de cara al Tratamiento, o el Tratamiento
sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como
excepciones por la ley.
6.5. Derecho de revocatoria del consentimiento. El Titular puede revocar la
autorización o consentimiento que habilita a la Embajada y/o a quien éste designe, a un
Tratamiento con determinada finalidad, salvo cuando exista un deber legal o
contractual que le imponga el deber de que el Dato Personal permanezca en las
Bases de Datos de la Embajada.
6.6. Derecho a presentar quejas y reclamaciones o a ejercer
acciones en torno al Tratamiento de sus Datos Personales. El Titular puede presentar requerimientos
para la protección de sus Datos Personales.
6.7. Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de
Datos Personales. El Titular tiene derecho a otorgar Autorización a la Embajada, o a quien éste designe, para el
Tratamiento de sus Datos Personales.
Parágrafo. El ejercicio de estos derechos será
gratuito e ilimitado por parte del Titular del Dato Personal, sin perjuicio de
las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
El ejercicio de estos derechos constituye una potestad
personalísima y será ejercido por el Titular de manera exclusiva, salvo las
excepciones consagradas en la ley.
Artículo
7. Mecanismos para otorgar la Autorización. La Autorización del Titular se
recolectará mediante documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
que permita garantizar su posterior consulta. La Autorización la otorgará el
Titular a la
Embajada, o
a quien éste designe, y garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular
tanto las Políticas como los derechos que le asisten en torno al Tratamiento al
que son objeto los Datos Personales que suministra.
Artículo 8. Prueba de la Autorización. La Embajada, y/o a quien éste designe, adoptará las
medidas que sean necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo
Autorización por parte de los Titulares para el Tratamiento de los mismos.
CAPÍTULO III
OBLIGACIONES
DEL RESPONSABLE
Artículo
9. Obligaciones del Responsable del Tratamiento. La Embajada, en su calidad de Responsable del Tratamiento
de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos Personales, cumplirá
con las siguientes obligaciones:
9.1. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
9.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la
normativa aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el
Titular.
9.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección de los Datos Personales y los derechos que le asisten por virtud de
la Autorización otorgada.
9.4. Conservar y almacenar los Datos Personales suministrados
bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9.5. Garantizar que la información que se suministre al
Encargado del Tratamiento, según sea el caso, sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
9.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna
al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos
Personales que previamente le hayan sido suministrados y adoptar las medidas
necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
9.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y
comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
9.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso,
únicamente Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la normativa aplicable.
9.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el
respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los Datos Personales del
Titular.
9.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los
Titulares en los términos señalados en estas Políticas y en la ley.
9.11. Informar al Encargado del Tratamiento en todo momento, el
respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular.
9.12. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los
términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y los
consagrados en las Políticas.
9.13. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada
información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
9.14. Informar, a solicitud del Titular, sobre el Tratamiento
que se le está dando a sus Datos Personales.
9.15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de los Datos Personales de los Titulares.
Artículo
10. Obligaciones del Encargado del Tratamiento. La Embajada, y/o a quien éste designe, en su calidad
de Encargado del Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases
de Datos Personales, según aplique, cumplirá con las siguientes obligaciones:
10.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
10.2. Conservar la información bajo las
condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10.3. Realizar oportunamente la
actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los
términos de la ley.
10.4. Actualizar la información reportada por
el Responsable del Tratamiento dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes contados a partir de su recibo.
10.5. Tramitar las consultas y los reclamos
formulados por los Titulares en los términos señalados en las Políticas y en la
ley.
10.6. Registrar en la Base de Datos
Personales la leyenda “reclamo en trámite” en la forma como lo regula la ley,
respecto de aquellas consultas, quejas o reclamaciones no resueltas, que hayan
sido presentadas por los Titulares de los Datos Personales.
10.7. Anotar en la Base de Datos Personales
la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de
la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad
del Dato Personal.
10.8. Abstenerse de circular información que
esté siendo controvertida por el Titular.
10.9. Permitir el acceso a la información
únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Artículo
11. Transmisión de Datos Personales. Para la Transmisión de los Datos
Personales de los Titulares, así como como para cualquier Transmisión que la
Embajada realice para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento o para
delegar el Tratamiento en un tercero que se convierta en Encargado, la Embajada
tomará todas las medidas que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de
las presentes Políticas, así como para garantizará al Titular el ejercicio de
sus derechos.
Artículo
12. Transferencia de Datos Personales. En el evento en que la Embajada transfiera
temporal o definitivamente los Datos Personales a un tercero, dentro o fuera
del país, caso en el cual dicho tercero se convertirá en el Responsable del
Tratamiento de los Datos Personales, tomará las medidas necesarias para
preservar los derechos de los Titulares durante la Transferencia.
Artículo
13. Temporalidad en el Tratamiento. Los Datos Personales recolectados por la
Embajada serán tratados durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las
finalidades descritas en las presentes Políticas.
Artículo
14. Tratamiento especial a los Datos Personales de Menores de
Edad. El Tratamiento de los Datos Personales que pertenecen a los Menores de Edad,
los cuales se autorizada por sus acudientes y/o representante, tendrán en
cuenta los derechos prevalentes en cabeza de los niños y niñas que funjan como
Titulares de la información, en caso de que la Embajada realice el Tratamiento
de este tipo de información.
Artículo
15. Confidencialidad. La Embajada protegerá la privacidad de
la información. Puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de
regulaciones legales, se deba revelar información a las autoridades que así lo
requieran.
Artículo
16. Cookies. La Embajada podrá utilizar "cookies" o
tecnologías similares para la recolección de este tipo de datos personales. Las
cookies son una pequeña cantidad de datos que generalmente incluye un
identificador único anónimo que es enviado al computador o dispositivo del
Titular a través de un sitio web y almacenado en el disco duro con el fin de
salvaguardar sus preferencias de navegación. Este dato almacenado en el disco
duro del Titular ayuda a mejorar el acceso y utilización de los servicios que
son ofrecidos por la Embajada a través de mecanismos electrónicos.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Artículo 17. Atención de consultas y reclamos. El Titular puede ejercer los derechos descritos en el Artículo 6 de las presentes Políticas a través de
la siguiente dirección de correo electrónico embaperu@embajadadelperu.org.co. Los requerimientos de los Titulares serán atendidos por
la Señora Yolanda Sanchez Espinosa, persona responsable al interior de la
Embajada en materia de datos personales.
Artículo
18. Procedimiento para consultas. El Titular o sus causahabientes podrán
realizar consultas sobre sus Datos Personales que reposen en la Base de Datos, ya
sea por escrito o personalmente a través de los medios descritos en el Artículo
anterior de las presentes Políticas. En consecuencia, la Embajada, o a quien éste designe, garantizará el
derecho de consulta, suministrando al Titular o sus causahabientes toda la
información que esté contenida con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de quince
(15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando
no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará
al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Artículo
19. Procedimiento para reclamos. El Titular o sus causahabientes que
consideren que la información contenida en la Base de Datos debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa de
protección de Datos Personales o éstas Políticas, podrán presentar un reclamo
ante el Responsable del Tratamiento, el cual deberá incluir: (i) la
identificación del Titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo; (iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;
y (iv) los documentos que fundamenten los hechos del reclamo.
El reclamo se formulará por escrito dirigido a la Embajada, o a quien éste designe, a través del
canal electrónico aquí descrito.
Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá
al Titular o sus causahabientes dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la
Base de Datos una leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del
mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea cedido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince
(15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá
su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
CAPÍTULO V
FINALIDAD Y
VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS
Artículo 20. Finalidad del Tratamiento de Datos
Personales. La Embajada podrá utilizar los Datos Personales que recolecte con
propósitos laborales, contractuales y financieros, como también para adelantar
las actividades inherentes a su naturaleza:
a) Propósitos laborales. Manejo de
nómina, procesos de admisión y selección de personal de la Embajada o de
terceros, vinculación al sistema de seguridad social en favor del Titular y los
miembros de su familia, salud ocupacional, seguridad en el trabajo,
alimentación de la información requerida por los sistemas de gestión de la
salud y seguridad social, y para entablar contacto con los exempleados.
b) Propósitos contractuales y
financieros. Procesos de admisión, selección y vinculación de
contratistas y proveedores de la Embajada, y lograr una eficiente
comunicación con las partes intervinientes en los contratos y convenios que se
suscriban en desarrollo de las funciones inherentes a su naturaleza jurídica.
c) Propósitos publicitarios y
de contacto. La Embajada Tratará los Datos Personales que
recabe para cumplir las obligaciones contraídas frente a los Titulares de los
Datos Personales, realizar actividades inherentes a su naturaleza jurídica y
ejecutar relaciones contractuales, compartir, Transferir y Transmitir los Datos
Personales a terceros que se encarguen del Tratamiento de los Datos Personales,
quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales
entregados, atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por
los Titulares, entregar los Datos a entidades gubernamentales cuando estas así
lo soliciten, dar cumplimiento a la normatividad aplicable, atender
requerimientos administrativos y judiciales cuando así se requiera, enviar al
Titular información publicitaria, de interés e invitaciones a eventos
organizados por la Embajada, y adelantar campañas publicitarias.
Artículo 21. Vigencia. Las presentes Políticas rigen a partir
de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se
regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de
finalidad y temporalidad de la información.
Artículo 22. Cambios en estas Políticas. La Embajada podrá revisar las
disposiciones contenidas en estas Políticas y realizar las modificaciones que
estime pertinentes. La versión más reciente de las Políticas regirá el uso de
la información personal.
Artículo 23. Actualización de las Políticas. Estas Políticas se actualizaron
por última vez en julio de 2020 y podrán ser revisadas o actualizadas cada 12
meses. La versión más actualizada de las Políticas estará vigentes al servicio
de los Titulares.
Dadas en Bogotá en el mes de julio de 2020.